مخاطر الفوترة باستخدام إكسل

لماذا يجب عليك التوقف عن استخدام إكسل لإصدار الفواتير؟ 

إصدار الفواتير هو مهمة هامة في جميع الشركات. سواء كان منتجًا أو خدمة، بمجرد وجود عملية شراء أو بيع، يجب إصدار فواتير لتسهيل المحاسبة والامتثال للقانون ولإظهار الاحترافية لعملائك. على الرغم من أن برنامج إكسل يجذب العديد من رواد الأعمال، إلا أنه يتطلب دقة وتنظيمًا لتجنب الأخطاء.

إليك المخاطر الأكثر شيوعًا التي قد تواجهها عند استخدام إكسل لإصدار الفواتير.

عدم الامتثال للقانون

الفاتورة هي وثيقة تبريرية، ولكن لكي تكون صالحة، يجب أن تتوافق مع سلسلة من القواعد. هذا ينطبق على جميع الشركات، بغض النظر عن حجمها. برنامج إكسل لا يأخذ في الاعتبار عادة هذه المتطلبات. لذلك، فمن مسؤوليتك معرفة جميع المتطلبات القانونية التي يجب أن تظهر في وثائقك المحاسبية.

مع تغييرات المعايير الضريبية باستمرار، يتطور برنامج إصدار الفواتير عبر الإنترنت بنفس الوتيرة ويتم تحديثه باستمرار من قبل الخبراء.

خطر الأخطاء

كل صيغة يتم إدخالها يدويًا تمثل خطرًا؛ خطر قانوني، بيانات مالية خاطئة، إقرارات خاطئة، قرارات تجارية تستند إلى أرقام خاطئة، فقدان ثقة عملائك… خطأ بسيط يمكن أن يكون له عواقب كبيرة على نشاطك التجاري.

برنامج إصدار الفواتير عبر الإنترنت سي سيعطيك الأرقام التسلسلية التالية للفواتير، وسيقوم بتحويل العروض إلى فواتير تلقائيًا.

الوقت الضائع

استخدام جدول بيانات يمكن أن يسبب مشاكل حقيقية في التنظيم، مما يؤثر على إنتاجيتك وإنتاجية موظفيك وعملائك.

مشاركة المعلومات محدودة. من المستحيل متابعة الفواتير من حيث الاستحقاق والمتابعة.

التخزين 

حفظ الفواتير المهنية على محرك الأقراص الثابتة هو قرار محفوف بالمخاطر. في الواقع، في حالة تعطل الأجهزة، قد تفقد سجل جميع الفواتير التي أصدرتها أو استلمتها.

الحل لتجنب كل ذلك هو استخدام برنامج إصدار الفواتير عبر الإنترنت مثل Wysii. يمكنك بذلك إجراء جميع العمليات المتعلقة بكل فاتورة في نفس الأداة، من أي جهاز وفي أي وقت. احفظ فواتيرك بأمان عن طريق حفظها على السحابة وقلل إلى حد كبير من خطر فقدان الفواتير.

الاقتصاد في المال؟

يجب أيضًا التفكير في المكاسب الكفاءة التي يتيحها برنامج متخصص. إليك بعض الميزات التي يصعب تكرارها باستخدام ملف إكسل:

• تحويل العروض إلى فواتير;
• متابعة التدفقات النقدية في الوقت الفعلي;
• إدارة الفواتير المبسطة;
• مؤشرات الأداء الرئيسية 
• التوقيع الإلكتروني.

إذا قمت بإجراء حسابات، ستجد أن استثمارك في برنامج إصدار الفواتير سيتم استرداده بسرعة باستخدام الميزات التي يقدمها.

الاستنتاج

على الرغم من أن الأساليب الكلاسيكية يمكن أن تلبي بعض احتياجاتك الأساسية، إلا أنها قد تسبب أيضًا إزعاجًا يمكن تجنبه باستخدام حلول أخرى موثوقة.

وقتك ثمين جدًا لدرجة أنه لا ينبغي إهداره على ورقة جدول بيانات. حان الوقت لتغيير عاداتك للتركيز على الأنشطة الإبداعية التي تخلق القيمة. هذا ما أنت أفضل فيه!

هل يبدو لك تغيير نظام الفواتير معقدًا؟ لن يكون كذلك إذا اخترت Wysii، برنامج إصدار الفواتير عبر الإنترنت الذي يتوافق تمامًا مع اللوائح الجزائرية.